Privacy Assessments

Privacy Statement van Invent Personeel en Organisatie 2018

Assessments en psychologisch onderzoek

In dit privacy statement staat beschreven hoe Invent Personeel en Organisatie (INVENT) omgaat met uw persoonsgegevens en testresultaten wanneer u deelneemt aan een assessment of een psychologisch onderzoek of u wordt gevraagd een of meer psychologische vragenlijsten of tests te maken. We houden ons hierbij minimaal aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 2018 en aan de Algemene Standaard Testgebruik Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) 2017.

Onze uitgangspunten hierbij zijn:

  • Zorgvuldigheid in het accepteren, opslaan, verwerken en gebruiken van uw persoonsgegevens.
  • Het doel waarvoor we uw gegevens opslaan en verwerken is duidelijk en ook aan u bekend.
  • We gebruiken niet meer gegevens dan dat nodig is voor dit doel.
  • Op uw verzoek geven we u inzicht in de persoonsgegevens die wij van u hebben opgeslagen en als u dit wenst verwijderen we deze uit onze bestanden. 
  • Onze data zijn beveiligd opgeslagen en alleen voor onze consultants toegankelijk.
  • U moet vrijwillig deelnemen aan het assessment of psychologisch onderzoek of aan het invullen van vragenlijsten.
  • U bent bekend met de vraagstellingen van het onderzoek.
  • De opzet van het onderzoek sluit aan op de vragenstellingen.
  • Resultaten en de bevindingen worden als eerste met u besproken en alleen bij uw toestemming wordt een rapport naar de opdrachtgever gestuurd.

Onze werkwijze:

Wanneer u bij INVENT deelneemt aan een assessment of psychologisch onderzoek of psychologische vragenlijsten invult dan ontvangen we vooraf van uzelf of uw (toekomstige) werkgever persoonlijke gegevens. De grondslag hiervan is dat we deze gegevens nodig hebben om de aan ons verstrekte opdracht om een assessment of psychologisch onderzoek bij u af te nemen uit te voeren.

Om met u in contact te treden, te corresponderen en het rapport te schrijven beschikken we over:

  • Uw NAW-gegevens
  • Uw contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers

Om de juiste vragenlijsten en tests te selecteren, u met een passende normgroep te vergelijken, het assessment en interviews voor te bereiden en het rapport te schrijven beschikken we over:

  • Uw geboortedatum en –plaats
  • Uw geslacht
  • Uw cv
  • Voor het onderzoek relevante mailwisseling
  • De vraagstelling van het assessment zoals geformuleerd door onze opdrachtgever
  • Aandachtspunten voor het assessment zoals geformuleerd door onze opdrachtgever

Wij bewaren deze gegevens in een gecombineerd papieren en digitaal dossier dat alleen toegankelijk is voor de betrokken assessmentpsycholoog. U heeft recht op inzage in deze gegevens – hiervoor kunt u een afspraak maken met de assessmentpsycholoog – en het recht op correctie en verwijdering. Dat geldt echter niet voor zijn eigen aantekeningen en correspondentie met de opdrachtgever tenzij u dit zelf bent.

Beheer van digitale testresultaten:

Een deel van onze tests en vragenlijsten nemen we digitaal af. Hiervoor werken we samen met een aantal digitale testuitgevers. Met hen hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten, waarin we hebben afgesproken hoe zij testafnames en –scores beveiligen en beschermen. Indien gewenst kunt u deze overeenkomsten inzien.
Belangrijkste punten zijn de strenge beveiliging van afnames en toegang. Er is in deze platforms geen koppeling tussen uw persoonsgegevens en uw antwoorden en scores. U werkt met een anonieme inlognaam. Deze is in de meeste gevallen een nummer, uw voornaam met de eerste drie letters van uw achternaam en/of een door ons aan u toegekend anoniem e-mailadres. Op deze manier zijn testdata op de platforms niet herleidbaar tot een individu en kan alleen de betrokken assessmentpsycholoog in zijn eigen werkomgeving uw testscores koppelen aan uw persoonsgegevens.

Beheer van niet-digitale (papieren) testresultaten, formulieren en aantekeningen:

Uw testresultaten (van digitale en van pen-and-paper tests), formulieren en aantekeningen blijven voor zover deze op papier staan gedurende twee jaar in beheer bij de betrokken assessmentpsycholoog. Deze worden door hem bewaard in een voor anderen niet-toegankelijk dossier.
Testresultaten en formulieren worden met u nabesproken en kunt u ook later op uw verzoek bij de assessmentpsycholoog inzien. Andere personen dan uzelf krijgen hier geen toegang toe. De aantekeningen van de psycholoog zijn niet toegankelijk.
De hier besproken informatie kan niet worden gewijzigd of vernietigd. We willen namelijk u en onze opdrachtgever de mogelijkheid geven om gedurende twee jaar nog eens een toelichting te vragen op het rapport en dan kan het zijn we dan deze informatie willen inzien.

Het rapport

De assessmentpsycholoog schrijft op basis van uw testresultaten, uw optreden in een rollenspel, de gevoerde gesprekken en zijn observaties een psychologisch rapport over in het bijzonder uw cognitieve capaciteiten, persoonlijkheid, motieven en competenties. In het rapport wordt ook het doel van het assessment vermeld. Het rapport bevat een advies over uw geschiktheid, kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden.

Het rapport wordt met u nabesproken. Wanneer u het met bepaalde punten niet eens bent, dan wordt dat besproken. Als de psycholoog het met u eens is, dan zal de tekst worden aangepast. Bij verschil van mening wordt het rapport aangevuld met uw standpunt.
Na uw toestemming wordt het rapport met een wachtwoord beveiliging digitaal doorgestuurd naar de functionaris die opdracht tot het assessment of onderzoek heeft gegeven. Hij zal vervolgens met u afstemmen hoe het rapport gebruikt en bewaard zal worden.
De assessmentpsycholoog bewaart het rapport in het digitale en/of papieren dossier.

Bewaartermijn van het dossier

Tenzij er een klachtprocedure loopt in verband met het assessment wordt het volledige papieren en digitale dossier twee jaar na datum van rapportage vernietigd.

Bijzondere persoonsgegevens:

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, DNA, etnische gegevens of gegevens betreffende ras of een BSN-nummer. In een assessment bij INVENT worden deze gegevens niet verzameld en verwerkt.

Beveiliging:

Wij hebben beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens voor zover mogelijk te voorkomen. INVENT draagt zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van haar bestanden waarin uw persoonsgegevens worden opgeslagen. Uw files worden opgeslagen op onze beveiligde VPS en uw mails in een beveiligde Office en Apple omgeving. Papieren dossiers worden in een afsluitbare kastruimte bewaard.

Inzage en wijziging van uw gegevens:

Voor vragen over ons privacybeleid of omtrent inzage en wijzigingen in (of het verwijderen van) uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen. Klopt er iets niet of wilt u uw gegevens inkijken of laten verwijderen, neem dan gerust contact op met de betrokken assessmentpsycholoog of met de AVG-coördinator Paul van der Spek, pvds@invent-personeel.nl.

Invent Personeel en Organisatie
Innovatoren
Sint Jansweg 15
5928 RC
Tel. 077-303 04 35
www.invent-personeel.nl